Von der Erstbewertung bis zur Zertifizierung

Die Zielgruppe des Kom.EMS Classic Checks sind Kommunen, die der Meinung sind bereits ein umfassendes Energiemanagement durchzuführen.

Daher beinhaltet der Check auch Anforderungen aus der mittleren und der höchsten Qualitätsstufe eines Energiemanagmentsystems.

Für Kommunen, die erst am Anfang stehen ist daher der Kom.EMS Classic Check nur bedingt geeignet.

Den Check finden Sie hier.

Die detaillierte Bestandsaufnahme enthält die wesentlichen Anforderungen (56 von 78) der niedrigsten Qualitätsstufe eines Energiemanagementsystems.

Mit dieser Qualitätsstufe, bei der die Implementierung und Verankerung des Systems im Vordergrund steht und nicht eine möglichst hohe Anzahl eingebundener Gebäude, sollten Kommunen auch beginnen.

Geprüft werden organisatorische Grundlagen, ein Energieverbrauchsmonitoring, die Optimierung der Regelungseinstellungen der HLS-Anlagen, Maßnahmen zur Schulung und Nutzersensibilisierung, bis hin zur Erstellung eines Jahresenergieberichtes.

Sollten Sie nicht bei allen Anforderungen den aktuellen Stand in Ihrer Kommune kennen, macht es Sinn zur Durchführung weitere Kolleginnen und Kollegen hinzuzuziehen. Der gemeinsame Aufwand liegt bei ca. 2 Stunden.

Sollten Sie zur Durchführng externe Unterstützung benötigen, so stehen Ihnen zugelassene Kom.EMS Classic Coaches zur Verfügung. Diese finden Sie hier. 

Voraussetzungen: Sie sind bei www.komems.de als kommunale Mitarbeiterin/Mitarbeiter registriert. Ihre Kommune wurde im System angelegt und Sie sind dort als Ansprechpartner Ihrer Kommune im System hinterlegt.
 

Vorgehensweise: Loggen Sie sich in das Kom.EMS System mit Ihren Zugangsdaten ein, klicken Sie links im Menü auf den Reiter „Kom.EMS Qualitätsstufe“ und nehmen Sie die pdf “Erstbewertung_KomEMS_Qualitaetsstufe_Basis_241107” zur Hand.

Die durchzuführende Erstbewertung besteht aus 56 Fragen, die in der pdf  aufgelistet sind. Im Kom.EMS System werden diese Fragen „Anforderungen“ genannt. Können Sie eine Frage in der Tabelle mit „Ja“ beantworten, so setzen Sie bitte im Kom.EMS System ein Häkchen links im jeweiligen Anforderungsfeld. Bei „nein“ setzen Sie kein Häkchen. Sind Sie sich „nicht sicher“ schreiben Sie eine entsprechende Notiz ins Notizfeld.

Erzeugen Sie nun in Kom.EMS einen Bericht “Arbeitsprogramm”, der zur weiteren internen Diskussion dient. Sie wissen nun grob, was bereits erledigt ist, nur zum Teil erfüllt ist und wo Meilensteine sind, die Sie komplett neu umsetzen müssen. Ergänzen Sie dies durch Überlegungen welche Kolleginnen und Kollegen für die Umsetzung der offenen Anforderungen zuständig sein könnten, da dies bereits sowieso in deren Aufgabengebiet liegt.

Informieren Sie sich nun weiter beim Punkt “Die breite Basis”.

Gibt es ein Klimaschutzkonzept und ist die Einführung eines Energiemanagements eine prioritäre Maßnahme. Ist die Kommune dem Klimaschutzpakt Baden-Württemberg beigetreten und hat sich damit zur Klimaneutrlität bis zum Jahr 2040 verpflichtet?

Gibt es übergeordnete Ziele? Einsparziele, Klimaneutralität, Mitglied in einem Klimabündnis, etc.?

Gibt es Wünsche/Vorgaben des Gemeinderates?

Wichtig ist die Einbettung des Energiemanagements kommunaler Gebäude in eine Gesamtstrategie. Dies verhilft zur Rückendeckung bei einzelnen Entscheidungen für das Energiemanagement. Z.B. bei der Bereitstellung personeller und finanzieller Ressourcen.

Führen Sie eine detaillierte Bestandsaufnahme (siehe oben) durch und erstellen Sie einen vorläufigen Projektplan.

Diesen vorläufigen Plan diskutiern Sie mit der obersten Leitungsebene und Ihren direkten Vorgesetzten. Ggf. ergeben sich im Gespräch Veränderungen hinsichtlich der Prioritäten der offenen Meilensteine, der Umsetzungszeitpunkte und/oder der für die Umsetzung zuständigen Mitarbeitenden. Das Ergebnis ist ein finaler Projekt- und Zeitplan, der mit der Zertifizierung (siehe unten) abschließt.

Sollten Sie für das Gespräch mit der Leitungsebene Unterstützung benötigen, stehen Ihnen geschulte und zugelassene Kom.EMS Classic Coaches zur Verfügung.

Wer sagt dem Kollegen Herrn Maier, dass er jetzt Teil eines Energieteams ist und für die Umsetzung von fünf Anforderungen (z.B. Wartungsverträge) zuständig ist?

Dies ist Aufgabe der obersten Leitungsebene und kann z.B. über die Einladung zur Auftaktveranstaltung des Energieteams erfolgen. Die Bürgermeisterin/der Bürgermeister formuliert bei diesem Treffen die übergeordneten Ziele, die Aufgabenverteilung und sichert seine weitere Unterstützung zu. 

Die schriftliche Fixierung der Ziele, der Organisation, der Befugnisse etc. erfolgt in einer zu erstellenden Dienstanweisung Energie.

Aufgaben, Befugnisse und zur Verfügung stehende Stellenanteile werden in die Stellenbeschreibungen der handelnden kommunalen Mitarbeitenden aufgenommen.

Dies insbesondere bei der Person, die das Energieteam leitet und die Gesamtverantwortung trägt.

Dies verhindert, dass bei Neubesetzungen das Thema Energiemanagement an Bedeutung verliert.

Wenn Sie alle Aufgaben der gewählten Qualitätsstufe erfüllt haben, kontrollieren Sie in Ihrem Kom.EMS Qualitätsstufe, ob alle Anforderunge abgehakt sind (linkes Quadrat).

Die Erfüllung jeder einzelnen Anforderung muss nachgewiesen werden. Hierbei werden grundsätzlich zwei Arten unterschieden. “Plausible Erläuterung” oder “schriftlicher Nachweis”. Ihre plusible Erläuterung tragen Sie bitte in das jeweilige Notizenfeld ein. Schriftliche Nachweise laden Sie bitte bei der entsprechenden Anforderung im System hoch. Dies sind Unterlagen, die Sie im Rahmen der Bearbeitung sowieso erstellt haben.

Was gefordet wird, sehen Sie beim mouse-over des linken Informationsbuttons “i”.

Haben Sie einen Coach sollte dieser die Nachweise nochmals final überprüfen und seinerseits jede Anforderung abhaken (rechtes Quadrat).

Zuletzt erzeugen Sie oder ggf. der Coach einen Bericht “Internes Audit” und laden diesen bei der Anforderung 2.3.3 ins System hoch.

Der Ablauf ist wie folgt:

1. Kommune führt ein Internes Audit durch und generiert einen Auditbericht.
2. Kommune meldet sich beim Landesvertreter zur Zertifizierung an und sendet diesem den Auditbericht zu.
3. Wenn die Kosten des Zertifizierungs-Audits von der Landesenergieagentur getragen werden, weist die Landesenergieagentur der Kommune einen Zertifizierer zu und informiert diesen. Trägt die Kommune die Kosten selbst, hat Sie die Auswahl aus den zugelassenen Zertifizierern und beauftragt einen davon.
4. Zertifizierer überprüft die Erfüllung der Anforderungen, die Notizen und die Nachweisdokumente.
5. Zertifizierer stimmt mit Kommune und ggf. Coach einen Termin der vor Ort Prüfung ab. Auch eine Online-Prüfung ist unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
6. Zertifizierer definiert Prüffragen, generiert einen Prüfbericht und sendet diesen der Kommune, und wenn vorhanden, dem Coach zwei Wochen vor dem Prüftermin zu. Grundsatz: Alles wird geprüft.
7. Prüfung vor Ort: Prüffragen, evtl. weitere Fragen bei Unstimmigkeiten und evtl. Begehung von 1-3 Liegenschaften.
8. Bei Mängeln besteht eine vierwöchige Nachbesserungsmöglichkeit.
9. Zertifizierer erteilt Zertifikat oder nicht. Bei Nichterteilung kann die Zertifizierung ein Jahr später nochmals beantragt werden.

Zur Ermittlung der Kosten sind sowohl die Leistungen, wie auch der Zeitaufwand für die Einzelleistungen vorgegeben (siehe Musterleistungsbeschreibung). Dies ermöglicht Prüfungen gleicher Qualität, aber auch für Kommunen erschwingliche Kosten. Alle zugelassenen Zertifizierer sind daran gebunden.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten muss mit einem marktüblichen Tagessatz für Beratungsleistungen gerechnet werden.

Die Angebotsanfrage der Landesenergieagentur oder der Kommune muss folgende Informationen beinhalten:

1. Kommune (Gemeinde, Stadt, Landkreis) mit Einwohnerzahl
2. Energiekosten in Euro p.a.
3. Anzahl der priorisierten Liegenschaften
4. Online- oder Präsenz-Zertifizierung gewünscht
5. Umfang der hochgeladenen Nachweise (Nur Mindestnachweise/ca. 50% der Nachweise/ Alle Nachweise)
6. Kom.EMS Qualitätsstufe Basis/Standard/Premium
7. Coach vorhanden ja/nein

Die Kosten variieren mit den Parametern: Online- oder Präsenzprüfung, Qualitätsstufe, Größe der Kommune, Nachweise bei der Vorprüfung vollständig oder nicht, Anzahl der priorisierten Liegenschaften, …und bewegen sich im Bereich von 1.200 bis 1.800 Euro.

Derzeit werden die Kosten von der KEA-BW getragen. Sollte eine Landesförderung kommen, würden die Kommunen die Kosten tragen und einen Zuschuss von 1.000 Euro erhalten.

Wenn Sie sich in Kom.EMS Classic mit Ihren Anmeldedaten eingeloggt haben, klicken Sie im linken Menü unter “Mein Kom.EMS Classic” auf den Reiter “Zugelassene Zertifizierer”.

Sie sehen nun alle in Baden-Württemberg tätigen Zertifizierer mit Name und Mailadresse. Diese können um ein Angebot gebeten werden.

Eine Filterfunktion gibt Ihnen die Möglichkeit einen Zertifizierer in Ihrer Nähe auszusuchen.

Zur Angebotseinholung dient Ihnen die rechts in der Seitenleiste bereitgestellte Leistungsbeschreibung. 

Sie haben drei Möglichkeiten

Sie machen nichts mehr, denn das Erreichte ist Ihnen genug und das Siegel hängt ja an der Rathaus Wand. → Dann steigt der Verbrauch und damit die Kosten wieder an.

Sie sind mit der erreichten Basis-Qualität Ihres Energiemanagements zufrieden und möchten diese Qualität halten, also keine weiteren Liegenschaften in die Bearbeitung aufnehmen. → Dann werden Sie auch keine weiteren Einsparungen erzielen und nicht das volle Einspar-Potential nutzen.

Sie streben eine höhere Qualitätsstufe bei Ihrem Energiemanagement an bzw. Ihr Energiemanagement soll auf weitere priorisierte Liegenschaften ausgeweitet werden.

Herzlichen Glückwunsch zur dritten Entscheidung.

Weitere Informationen finden Sie rechts in der Seitenleiste.