Wie geht Energie-Contracting?

Häufig besteht beim Gebäudeeigentümer konkreter Handlungsbedarf zur Sanierung der  Energieversorgung. Im Idealfall ist dieser Handlungsbedarf aus einem Gebäudesanierungsfahrplan abgeleitet. Da die Projekt- und Vertragsstruktur für Contracting-Projekte teilweise von den sonst üblichen Verfahren abweicht, ist es sinnvoll einen erfahrenen Partner als Projektentwickler und Berater zu engagieren.

Berater helfen weiter

In einem ersten Schritt wird der Berater ein energetisches Gesamtkonzept erstellen, bei dem die Sanierung der technischen Anlagen zur Energieerzeugung und -bereitstellung, zur Warmwasserbereitung und -verteilung sowie zur Be- und Entlüftung im Vordergrund stehen. 

Basierend auf einer groben Energie- und Wasserverbrauchsanalyse sowie des eruierten Handlungsbedarfes werden einzelne Umsetzungsvorschläge erarbeitet und hierfür mögliche Einsparungen sowie die Gesamtkosten abgeschätzt. Das mit dem Auftraggeber abgestimmte technische Konzept dient nachfolgend als Grundlage für eine Angebotsaufforderung zur Umsetzung des Contracting-Projektes.

Ein neutraler und erfahrener Projektentwickler unterstützt seinen Auftraggeber dabei, ein möglichst effizientes Maßnahmenbündel zu erstellen. Er vermittelt zwischen Contractor und Auftraggeber und sorgt somit für die erforderliche Transparenz und einem guten Gelingen. 

Das Kompetenzzentrum Contracting unterstützt Sie bei der Suche nach einem geeigneten Projektentwickler und baut das rechts verlinkte Beraternetzwerk stetig aus.

In der Regel werden Energieeinspar-Contracting-Projekte in kommunalen Liegenschaften in einem zweistufigen VOB-Verfahren durchgeführt. 

Potenzialanalyse und Machbarkeitsprüfung Contracting (Schritt 1)

Basierend auf den Angaben des Auftraggebers, den vorliegenden Plänen sowie den Verbrauchsrechnungen der letzten drei Jahre werden die mittleren jährlichen Energie- und Wasserverbräuche ermittelt. Diese werden mit den vom Auftraggeber übermittelten aktuellen Energiepreisen bewertet. Anschließend werden entsprechend des Handlungsbedarfes vor Ort Maßnahmen mit Energieeinspar- bzw. Sanierungspotenzial identifiziert und abgestimmt. Es erfolgt eine rechnerische Prüfung, ob Contracting machbar ist.

Vorbereitung des Vergabeverfahrens (Schritt 2)

Die Unterlagen zur Bieterabfrage bestehen aus der Projektbeschreibung, der funktionalen Leistungsbeschreibung einer vom Auftraggeber vorgegebenen Basisvariante, den Regelungen für die Neben- und Hauptleistungen des Contractors im Zuge der Angebotserstellung bis zur Umsetzung des Projekts sowie den Musterverträgen. Ein weiterer wesentlicher Leistungsbestandteil ist der detaillierte Kriterienkatalog, anhand derer die Angebote bewertet werden. Die Abfrageunterlagen für das Contracting-Projekt werden vom Projektentwickler erstellt. Es handelt sich hierbei im Wesentlichen um umfassende vertragliche und formale Regelungen. Es wird vorausgesetzt, dass der Auftraggeber die Unterlagen nach vorheriger Erläuterung sichtet, die wesentlichen Inhalte intern abstimmt und zur Angebotsabfrage freigibt. Der Projektentwickler stellt die Unterlagen elektronisch zur Verfügung. Um sicherzustellen, dass trotz der Komplexität der Aufgabenstellungen möglichst mehrere interessante Angebote eingehen, steht der Projektentwickler den potentiellen Anbietern als Ansprechpartner für inhaltlich-technische Fragestellungen zur Verfügung.

Angebotswertung und Verhandlungsrunden (Schritt 3)

Die Öffnung, Kennzeichnung und Übermittlung der Unterlagen an den Projektentwickler erfolgt durch den Auftraggeber. Die Unterlagen werden per Boten an den Projektentwickler übermittelt. Die inhaltliche Auswertung der Angebote, die Klärung evtl. Fragen sowie die Ergebnisdokumentation erfolgt im Wesentlichen durch den Projektentwickler. Ebenso erfolgt nochmals eine interne Abstimmung der ableitbaren Schnittstellen, die aus den in den Angeboten vorgeschlagenen Maßnahmen resultieren. Die Angebotsauswertungen werden bis zum Vergabevorschlag fortgeführt. Die Angebote werden gemäß der Vergabekriterien bewertet. Zur Bewertung der von den Bietern angebotenen Maßnahmen erstellt der Projektentwickler eine Maßnahmenpunktematrix, die mit dem Auftraggeber abgestimmt wird. Auf Basis dieser Unterlagen werden nach der Auswertung der Angebote Frage- sowie Nachbesserungslisten erstellt und an die jeweiligen Bieter versandt sowie maximal zwei Verhandlungsrunden geführt. Es ist vorgesehen, die erste Verhandlungsrunde auf maximal zwei bis drei Bieter und die zweite Verhandlungsrunde auf maximal zwei Bieter zu begrenzen. Über das Bewertungstool wird das wirtschaftlichste Angebot ermittelt.

Unterstützung bei der Vergabe (Schritt 4)

Nach abgeschlossener Angebotsauswertung formuliert der Projektentwickler einen Vergabevorschlag zum Abschluss des Contracting-Vertrags mit dem Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat. Der Vergabevorschlag schildert zudem das Vergabeverfahren, die Bewertung der einzelnen Angebote und zeigt eine Gegenüberstellung der Bieter. Der Vergabevorschlag wird in einer Sitzung des Entscheidungsgremiums des Auftraggebers durch den Projektentwickler vorgestellt. Dieser erstellt die Vorlage nach § 101 GWB zur Mitteilung an die nichtberücksichtigten Bieter, die vom AG versandt wird.

Unterstützung beim Vertragsabschluss (Schritt 5)

Der Projektentwickler arbeitet die Angebotsdaten des Bestbieters in Abstimmung mit diesem in den Contracting-Vertrag ein und stellt die notwendigen Unterlagen für den Vertragsabschluss zusammen. 

Begleitung und Auswertung der Feinanalyse (Option - Schritt 6)

Nach Abschluss des Contracting-Vertrags erstellt der ausgewählte Contractor eine Feinplanung für seine angebotenen Maßnahmen. Die Leistungen, die im Rahmen der Feinanalyse durch den Bestbieter erbracht werden müssen, werden im Contracting-Vertrag dokumentiert. Die technische Abstimmung der Feinanalyse erfolgt in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Projektentwickler kann dabei und bei der Prüfung der aktualisierten Vertragsunterlagen unterstützen.

Implementierung der Maßnahmen (Schritt 7)

Nach erfolgreicher Auswertung der Feinanalyse beginnt die Implementierung der baulichen Maßnahmen. In diesem Schritt installiert der Contractor die vorher vereinbarten Einsparmaßnahmen und nimmt eventuelle neue technische Anlagen in Betrieb.

Prüfung der Einsparberechnung (Option - Schritt 8)

Auch bei der Prüfung der Einsparabrechnung kann der Projektentwickler unterstützen und dies zusätzlich anbieten.

Der Erfolg des Projekts hängt in erster Linie von einer guten Zusammenarbeit zwischen dem Auftraggeber und Projektentwickler ab. Es ist daher Aufgabe des Auftraggebers die zur Leistungserbringung erforderlichen Unterlagen bereitzustellen und den Projektentwickler und mögliche Unterauftragnehmer rechtzeitig und vollständig mit den erforderlichen Informationen zu versorgen. Zudem wird dem Projektentwickler nach Terminabstimmung freier Zugang zu den betreffenden Liegenschaften ermöglicht. 

Nachfolgend werden nochmals einzelne Punkte herausgehoben:

• Um einen vorzeitigen Maßnahmenbeginn zu vermeiden, wird der Projektentwickler erst nach Vorlage des Zuwendungsbescheides des BAFA für die Durchführung einer Orientierungsberatung beauftragt.

• Der Auftraggeber stellt sicher, dass alle für das Förderprogramm InEECo bereitzustellenden Daten bei der Einreichung der InEECo Unterlagen vorhanden sind, sofern Mittel aus diesem Programm genutzt werden können.

• Abrechnungen für Wärme-, Strom und Wasser der vergangenen drei Kalenderjahre sowie vorhandene Unterzählerdaten und aktuelle Energiepreise werden dem Projektentwickler übermittelt.

• Der Auftraggeber teilt dem Projektentwickler die vorgesehenen Maßnahmen, die sich auf den Energieverbrauch auswirken und die im Zusammenhang dem Contracting-Projekt stehen, mit.

• Der Auftraggeber stellt die Kosten der bisherigen jährlichen Aufwendungen für die Wartung und Instandsetzung der Gebäudeausrüstung in den betreffenden Liegenschaften in Form einer Liste zur Verfügung. Die Instandsetzung umfasst Aufwand für die Reparatur defekter Teile, die nicht durch die laufende Wartung abgedeckt wurden.

• Der Auftraggeber übermittelt dem Projektentwickler Leitungs- und Revisionspläne, Pläne der Heiz- und Unterzentralen, einen Netzplan, Leitungspläne sowie vorliegende Gutachten bzgl. der technischen und der Wärmeschutz-Maßnahmen der vergangenen fünf Jahre.

• Der Auftraggeber gibt die Dimensionierung des vorhandenen Nahwärmenetzes an.

• Der Auftraggeber übermittelt relevante vorliegende Kostenschätzungen und Untersuchungen.

• Der Auftraggeber stellt eine IST-Erfassung der Pumpen auf Basis einer Vorlage zur Verfügung.

• Der Auftraggeber teilt brandschutzrechtliche Vorgaben bzw. Denkmalschutzanforderungen, die im Zusammenhang mit den vorgesehenen Maßnahmen stehen, mit. 

• Der Auftraggeber nennt den zugrunde zu legenden Zinssatz für Darlehen und stimmt die für den Wirtschaftlichkeitsvergleich zu wählenden Ansätze (Eigenbesorgung) mit dem Projektentwickler ab (Kreditrahmen etc.).

• Der Auftraggeber stellt eine Übersicht über die Nutzungszeiten in den einzelnen Liegenschaften sowie über nutzerspezifische Anforderungen an die Anlagentechnik (Raumtemperaturen, spezielle Lüftungsanforderungen, etc.) zur Verfügung. 

• Der Auftraggeber stimmt die durchzuführenden Maßnahmen auf Basis der ausgefüllten Abfragelisten und der Ergebnisse der Vor-Ort-Begehung mit dem Projektentwickler einmalig ab.

Auf Grundlage des EU-weiten Projektes EnPC intrans wird der Gesamtprozess eines Energiespar-Contracting-Projektes als Selbstlernkurs vorgestellt. Gebäudeeigentümer, Projektsteuerer und auch Contractoren erhalten hier umfangreiche Fachinformationen für die Planung und Umsetzung von Energiespar-Contracting-Projekten (ESC) und können sich somit bestens vorbereiten. Rechts finden Sie den Selbstlernkurs zum Download.

Weitere Informationen zum Projekt EnPC intrans erhalten Sie unter www.enpc-intrans.eu.

Im Rahmen des EU-weiten Projektes "transparense" wurde ein Verhaltenskodex für die Umsetzung von Energiespar-Contracting-Projekten erstellt. Neun Grundsätze für eine erfolgreiche, professionelle und transparente Projektumsetzung sind dabei entstanden. Ziel ist eine möglichste transparente Projektumsetzung und hohe Qualitätsstandards zu etablieren. Rechts finden Sie den Verhaltenskodex zum Download.